Effiziente Postverwaltung für Betreuer: Mit der Digitalisierung mehr Zeit für Betreute gewinnen

Wie kann dir die Digitalisierung des Posteingangs helfen, Zeit zu sparen?

Du erhältst zahlreiche Formulare, Schreiben oder Rechnungen per Post. Diese müssen bearbeitet und natürlich auch abgelegt werden. Wenn du dies mit papierbasierten Dokumenten erledigst, ist damit viel Zeit verbunden – Zeit, die dir fehlt, um dich den Belangen deiner Betreuten zu widmen. Kommt dir das bekannt vor? Dann solltest du darüber nachdenken, deine täglich eingehende Briefpost zu digitalisieren. Denn so musst du beispielsweise Briefe nicht mehr händisch in Ordnern ablegen. Außerdem können digitale Dokumente schneller gefunden, durchsucht und bearbeitet werden. Und nicht zuletzt kannst du dich so von deinen Regalen verabschieden, in denen du die Dokumente sonst über viele Jahre aufbewahren musst.

Die Digitalisierung des Posteingangs an Spezialisten auslagern

Da Betreuer*innen jedoch häufig die Kapazitäten sowie die Ausstattung und das Know-how für die Digitalisierung fehlen, ist es ratsam, einen Dienstleister mit dieser Aufgabe zu betrauen. Dieser empfängt die Briefpost mithilfe eines Nachsendeauftrags oder holt die Unterlagen direkt bei dir ab. Anschließend erfolgt das Scannen inklusive vorbereitender Tätigkeiten, wie das vollautomatische Öffnen der Briefumschläge. Während der Digitalisierung der Briefe werden diese im Volltext ausgelesen und extrahiert. Anschließend erhältst du deine Dokumente als PDF-Datei inkl. der extrahierten Daten. Einige Anbieter stellen diese Dateien in einem cloud-basierten Dokumenten-Management-System (DMS) zur Verfügung. Ein DMS vereinfacht die Bearbeitung der Dokumente, wenn es beispielsweise einen PDF-Editor beinhaltet, mit dem sich Formulare einfach online ausfüllen lassen. Darüber hinaus kannst du in einem DMS deine Briefe wiederfinden, indem du einen Begriff in einer Suchmaske eingibst. Das Rechercheergebnis wird dir in kürzester Zeit angezeigt. Ist ein solches System zusätzlich mit intelligenten Funktionen ausgestattet, dann können die digitalen Dokumente anhand der ausgelesenen Daten automatisch in einem definierten Ordner abgelegt werden. So werden sie etwa einem Betreuten zugeordnet oder in andere Anwendungen übertragen, wie beispielsweise eine Betreuersoftware. Alternativ erhältst du die digitalisierten Briefe ganz unkompliziert als PDF an deine E-Mail-Adresse, um sie anschließend weiterzuverarbeiten.

Die Vorteile des digitalen Posteingangs auf einen Blick:

• Dokumente effizient verwalten
• Ortsunabhängiger Zugriff auf sämtliche Informationen
• Schnelles Wiederauffinden und Bearbeiten eingehender Dokumente
• Zeitersparnis
• Geringerer Platzbedarf

Wie viel kostet die Digitalisierung eingehender Briefe?

Weniger, als du denkst. Einige Dienstleister bieten für Selbstständige mit geringem Briefvolumen günstige Tarife mit monatlich unter 15 Euro an. Das ist – verglichen mit der Zeit, die du aufbringen müsstest, um deine Briefe selbst einzuscannen – preislich sehr attraktiv, zumal eigene Investitionen in Hard- und Software entfallen.

Welche Anforderungen sollte ein Anbieter erfüllen?

Bei der Auswahl eines Dienstleisters, der für dich die eingehenden Briefe digitalisiert, solltest du vor allem folgende Kriterien berücksichtigen:

• Unvoreingenommene Abwicklung
  Der Dienstleister sollte Post von allen Postunternehmen digitalisieren.
• Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV)
  Eine solche Vereinbarung ist verpflichtend, um Kundendaten im Rahmen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu verarbeiten.
• Kurze Erledigungszeit
  Das Scannen der Briefe inklusive ihrer digitalen Bereitstellung sollte nicht länger als 24 Stunden dauern.
• Archivierung
  Die physischen Dokumente sollten nach dem Scannen für einen definierten Zeitraum aufbewahrt werden. Währenddessen kannst du entscheiden, ob du sie im Original weiter benötigst oder sie datenschutzkonform vernichtet werden können.
• Zertifizierungen
  Anerkannte Siegel und Zertifizierungen, wie ISO 9001 oder ISO 27001, zur Gewährleistung der Vertrauenswürdigkeit.