Steuern als Berufsbetreuer:in: Was du absetzen kannst - und was das Finanzamt von dir erwartet

Katrin ist seit zwei Jahren selbstständige Berufsbetreuerin und führt 38 Betreuungen. Ihre Einnahmen kommen fast vollständig aus Vergütungsbeschlüssen, sie arbeitet von zu Hause, fährt regelmäßig zu Klient:innen, Banken und Gerichten – und sammelt Belege in einem E-Mail-Ordner und einer Schuhschachtel. Jetzt steht die Steuererklärung an, und mit ihr die Fragen: Muss sie Umsatzsteuer ausweisen? Darf sie Betreuungssoftware, Fachliteratur und Fahrten absetzen? Reicht die Excel-Tabelle vom Jahresende?

Die Registrierung nach der Betreuerregistrierungsverordnung (BtRegV) hat dich auf Betreuungsrecht vorbereitet, nicht auf das Steuerrecht deiner eigenen Selbstständigkeit. Dabei ist die Ausgangslage für Berufsbetreuer:innen vergleichsweise übersichtlich – wenn man drei Grundentscheidungen einmal verstanden hat: Umsatzsteuer (befreit), Einkommensteuer (voll relevant) und Belegorganisation (dein täglicher Hebel). Genau diese drei Ebenen gehen wir durch, mit den Paragraphen dahinter und den Fehlern, die in der Praxis Geld kosten. Was der Artikel nicht leistet: die Prüfung deines Einzelfalls. Ob ein konkreter Betrag abziehbar ist, klärst du mit deiner Steuerberatung – dafür bekommst du am Ende eine vorbereitete Frageliste.

Umsatzsteuerfrei heißt nicht steuerfrei

Das häufigste Missverständnis zuerst: Die Umsatzsteuerbefreiung deiner Betreuungsleistungen hat mit deiner Einkommensteuer nichts zu tun. Es sind zwei getrennte Steuerarten mit getrennter Logik.

Die Umsatzsteuer betrifft deine Leistung als solche. Nach § 4 Nr. 16 Buchstabe k UStG sind Leistungen von Einrichtungen steuerfrei, die als Betreuer nach § 1814 Abs. 1 BGB bestellt worden sind – und „Einrichtung" schließt auch dich als Einzelperson ein. Du stellst also keine Umsatzsteuer in Rechnung, führst keine ab und gibst im Regelfall keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen für deine Betreuungsvergütung ab.

Die Einkommensteuer betrifft deinen Gewinn. Jeder Euro Betreuungsvergütung, jeder Aufwendungsersatz gehört in deine Einkommensteuererklärung. Steuerfrei ist daran nichts.

Die Befreiung erspart dir also Bürokratie – nicht die Steuer auf dein Einkommen.

Umsatzsteuer: die drei praktischen Folgen der Befreiung

Aus der Befreiung nach § 4 Nr. 16 Buchstabe k UStG folgen drei Dinge, die du konkret beachten musst.

Erstens: Weise niemals versehentlich Umsatzsteuer aus. Wenn du auf einer Rechnung – etwa für eine Nebentätigkeit oder aus einer Softwarevorlage heraus – einen Umsatzsteuerbetrag ausweist, schuldest du diesen Betrag unter Umständen allein wegen des Ausweises. Das regelt § 14c UStG. Prüfe deshalb einmal deine Rechnungs- und Softwarevorlagen: Steht da irgendwo „zzgl. 19 % USt", gehört das raus.

Zweitens: Du bekommst keine Vorsteuer zurück. Die Umsatzsteuer, die du selbst zahlst – auf den Laptop, die Betreuungssoftware, das Büromaterial – kannst du nicht als Vorsteuer abziehen. § 15 Abs. 2 UStG schließt den Vorsteuerabzug für Eingangsleistungen aus, die du für steuerfreie Umsätze verwendest. Für deine Kalkulation heißt das: Rechne immer mit Bruttopreisen. Der Bruttobetrag ist dafür in voller Höhe Betriebsausgabe bei der Einkommensteuer.

Drittens: Nebentätigkeiten laufen nicht automatisch mit. Die Befreiung gilt für deine Tätigkeit aufgrund der Bestellung nach § 1814 BGB. Vorträge, Schulungen, Gutachten oder eine Verfahrenspflegschaft sind eigene Leistungen und umsatzsteuerlich getrennt zu prüfen – der Bundesfinanzhof hat bei Verfahrenspflegern differenziert entschieden. Auch Dienste, die nach § 1877 Abs. 3 BGB als Aufwendungen vergütet werden, weil sie zu deinem sonstigen Beruf gehören, nimmt das Gesetz von der Befreiung aus. Wenn du solche Einnahmen hast oder planst, gehört das Thema auf die Liste für deine Steuerberatung – gegebenenfalls zusammen mit der Frage, ob die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG die Sache vereinfacht.

Einkommensteuer: Anlage S, EÜR – und keine Gewerbesteuer

Deine Betreuungsvergütung ist einkommensteuerlich „sonstige selbständige Arbeit" nach § 18 Abs. 1 Nr. 3 EStG. Das hat der Bundesfinanzhof mit Urteil vom 15. Juni 2010 (VIII R 10/09) entschieden und damit seine frühere Rechtsprechung ausdrücklich aufgegeben: Berufsbetreuer:innen sind keine Gewerbetreibenden. Die praktische Folge ist angenehm – du zahlst keine Gewerbesteuer und brauchst keine Gewerbeanmeldung für deine Betreuungstätigkeit. Falls dein Finanzamt oder deine Kommune das anders sieht, ist dieses Urteil deine Referenz.

Deinen Gewinn ermittelst du in aller Regel per Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG: Betriebseinnahmen minus Betriebsausgaben, jeweils nach Zu- und Abfluss im Kalenderjahr. Eine Bilanz brauchst du nicht. Die EÜR übermittelst du elektronisch mit der standardisierten Anlage EÜR (§ 60 Abs. 4 EStDV) – das Formular findest du direkt in ELSTER, die meisten Buchhaltungsprogramme füllen es automatisch. Dein Gewinn landet dann in der Anlage S deiner Einkommensteuererklärung.

Vollständig erfassen musst du dabei alle betrieblichen Einnahmen: Vergütungen aus der Staatskasse, Vergütungen aus dem Vermögen betreuter Personen, Aufwendungsersatz und alle Nebentätigkeiten. Gerade die Zahlungen aus dem Vermögen vermögender Klient:innen gehen im Alltag leichter unter als die gesammelten Staatskassen-Überweisungen – ein Punkt, an dem eine einfache Einnahmenliste pro Betreuung hilft.

Betriebsausgaben: was in Betreuungsbüros typisch ist

Betriebsausgaben sind nach § 4 Abs. 4 EStG alle Aufwendungen, die durch deinen Betrieb veranlasst sind. Für ein Betreuungsbüro kommt einiges zusammen:

Zwei Grundsätze machen diese Liste erst belastbar. Jede Ausgabe braucht einen Beleg und einen erkennbaren betrieblichen Anlass – „Amazon 89,90 €" sagt dem Finanzamt nichts, „Aktenvernichter fürs Büro" schon. Und bei allem, was du auch privat nutzt (Handy, Internet, Software, Auto), trennst du die Anteile nachvollziehbar, statt stillschweigend 100 % anzusetzen. Eine kurze Notiz zur Schätzgrundlage („beruflicher Anteil Internet 60 %, da Hauptarbeitsplatz zu Hause") reicht oft schon, um eine spätere Rückfrage in zwei Minuten zu beantworten.

Das Auto: Fahrtenbuch, 1-%-Regelung oder privater Pkw

Kaum ein Betreuungsbüro kommt ohne Auto aus, und kaum ein Thema führt bei Prüfungen so verlässlich zu Diskussionen. Entscheidend ist zuerst der betriebliche Nutzungsanteil.

Nutzt du das Auto zu mehr als 50 % betrieblich, gehört es zum Betriebsvermögen: Alle Kosten (Tanken, Versicherung, Reparaturen, Abschreibung) sind Betriebsausgaben, dafür musst du die Privatnutzung versteuern – entweder pauschal über die 1-%-Regelung nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG oder exakt über ein Fahrtenbuch. Das Fahrtenbuch lohnt sich meist bei geringem Privatanteil, muss dafür aber zeitnah, vollständig und lückenlos geführt werden; ein nachträglich rekonstruiertes Fahrtenbuch verwirft das Finanzamt.

Bleibt das Auto privat, rechnest du einfacher: Du setzt die betrieblichen Fahrten mit der Kilometerpauschale als Betriebsausgabe an und dokumentierst sie – Datum, Ziel, Anlass, Kilometer. Bei 38 Betreuungen mit Hausbesuchen kommt da schnell ein relevanter Betrag zusammen. Liegt deine betriebliche Nutzung zwischen 10 und 50 %, hast du außerdem ein Wahlrecht, das Auto trotzdem dem Betriebsvermögen zuzuordnen.

Welcher Weg für dich günstiger ist, hängt von Fahrleistung, Fahrzeugwert und Privatanteil ab – eine Jahresübersicht deiner Fahrten genügt als Entscheidungsgrundlage. Datenschutz nicht vergessen: In die Fahrtdokumentation gehört „Hausbesuch Betreuung M., Musterstadt" – keine Diagnosen, keine Details zur Lebenssituation.

Arbeitszimmer oder Tagespauschale – nicht beides gleichzeitig

Seit 2023 gibt es für die Arbeit von zu Hause zwei Wege, geregelt in § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b und 6c EStG.

Der erste Weg ist das häusliche Arbeitszimmer: Es setzt einen abgeschlossenen, so gut wie ausschließlich beruflich genutzten Raum voraus, der den Mittelpunkt deiner gesamten Tätigkeit bildet. Dann kannst du entweder die tatsächlichen Raumkosten (anteilige Miete, Nebenkosten, Renovierung) oder die Jahrespauschale von 1.260 € ansetzen. Für viele Berufsbetreuer:innen ist die Mittelpunkt-Voraussetzung erfüllbar, weil die Schreibtischarbeit trotz aller Außentermine überwiegt – sicher einordnen lässt sich das aber nur im Einzelfall.

Der zweite Weg ist die Tagespauschale: 6 € für jeden Tag, an dem du überwiegend zu Hause arbeitest, höchstens 1.260 € im Jahr (das entspricht 210 Tagen). Sie funktioniert ohne abgeschlossenes Arbeitszimmer, also auch mit dem Schreibtisch im Wohnzimmer. Voraussetzung ist eine Aufzeichnung der Homeoffice-Tage – ein Kalendereintrag genügt.

Für denselben Zeitraum kannst du nur einen der beiden Wege nutzen; Arbeitszimmer und Tagespauschale parallel anzusetzen ist ausgeschlossen. Da Jahres- und Tagespauschale beide bei 1.260 € liegen, ist die Tagespauschale ohne separates Arbeitszimmer die unkomplizierte Wahl. Der Ansatz tatsächlicher Raumkosten ist dagegen nicht gedeckelt – er lohnt sich, wenn deine anteiligen Raumkosten die Pauschale klar übersteigen.

Belege und GoBD: acht Jahre, digital, unveränderbar

Das Finanzamt erwartet nicht, dass du Buchhaltungsprofi bist. Es erwartet, dass deine Aufzeichnungen vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar sind – das ist der Kern der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), vereinfacht: der Spielregeln für digitale Buchführung. Das Bundesministerium der Finanzen hat sie zuletzt 2025 angepasst.

Für dein Büro heißt das praktisch: Elektronische Belege bleiben elektronisch. Eine PDF-Rechnung auszudrucken und nur den Ausdruck zu behalten, genügt nicht – die Datei selbst ist der Beleg und muss im Original aufbewahrt werden. Seit dem 1. Januar 2025 musst du außerdem E-Rechnungen im strukturierten Format empfangen können; ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus. Selbst ausstellen musst du E-Rechnungen für deine Betreuungsleistungen dagegen nicht: Rechnungen über Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, nimmt das Gesetz von der Pflicht aus.

Bei den Aufbewahrungsfristen gilt seit 2025 eine spürbare Erleichterung: Buchungsbelege musst du nach § 147 AO noch acht Jahre aufbewahren statt zehn. Für Jahresabschlüsse und EÜR bleiben es zehn Jahre, für Geschäftsbriefe sechs.

Und Katrins Schuhschachtel? Die ersetzt du nicht durch ein teures System, sondern durch eine Routine: Beleg kommt an – Beleg wird sofort digital abgelegt (Scan per Handy-App oder Belegscanner) – einmal im Monat eine halbe Stunde kategorisieren. Zwölf halbe Stunden im Jahr statt eines verlorenen Januar-Wochenendes, und die EÜR wird zur Fleißaufgabe statt zur Rekonstruktionsarbeit. Achte bei Belegnotizen auf Datensparsamkeit: Der betriebliche Anlass muss erkennbar sein, sensible Informationen über Klient:innen haben in deiner Steuerablage nichts verloren. Steuerunterlagen und Betreuungsakten bleiben getrennte Welten.

Fristen 2026: wann was fällig ist

Für das Steuerjahr 2025 muss deine Einkommensteuererklärung bis zum 31. Juli 2026 beim Finanzamt sein. Mit steuerlicher Beratung verlängert sich die Frist auf den 1. März 2027. Wer zu spät abgibt, riskiert Verspätungszuschläge von mindestens 25 € je angefangenem Monat – vermeidbares Geld.

Die Fristverlängerung ist nebenbei eines der unterschätzten Argumente für eine Steuerberatung im Betreuungsbüro: Sie verschiebt die Abgabe um sieben Monate und nimmt genau in den Wochen Druck raus, in denen ohnehin Jahresberichte und Rechnungslegungen fällig sind.

Mit diesen Fragen gehst du in die Steuerberatung

Eine Steuerberatung lohnt sich für die Einordnung deiner Besonderheiten – nicht für das Belegesortieren, das kannst du günstiger selbst. Gut vorbereitet holst du aus einem Erstgespräch ein Vielfaches heraus. Nimm eine Einnahmenübersicht, deine Ausgabenkategorien und diese Fragen mit:

Mit dieser Liste bestimmst du die Agenda des Erstgesprächs.