Vergütungsantrag nur noch elektronisch: Was seit Juli 2026 in NRW Pflicht ist

Jessi ist seit sechs Jahren selbstständige Berufsbetreuerin in Dortmund. Anfang August will sie ihre Quartalsabrechnung wie immer ausdrucken, unterschreiben und ans Betreuungsgericht schicken. Diesmal kommt der Umschlag zurück: Anträge auf Pauschalvergütung nimmt das Gericht seit dem 1. Juli nur noch als elektronisches Dokument an, und nur auf einem bestimmten Formular. Jessis Betreuungssoftware hätte eine Versandfunktion – freigeschaltet hat sie sie nie. Zwischen ihr und ihrem Geld steht plötzlich eine Technik, die sie noch nie benutzt hat.

Diese Situation trifft ab sofort jede:n, der in Nordrhein-Westfalen abrechnet. Gleichzeitig kursiert die Kurzformel „Jetzt ist das eBO Pflicht" – und die ist so nicht richtig. Es gibt keine allgemeine gesetzliche Pflicht für Berufsbetreuer:innen, den elektronischen Rechtsverkehr (ERV) zu nutzen. Was es gibt, ist eine sehr konkrete Pflicht für einen sehr konkreten Vorgang: den Pauschalvergütungsantrag in NRW. Dieser Artikel trennt die beiden Dinge sauber, erklärt, wen die neue Regelung betrifft, und zeigt dir drei Wege, sie zu erfüllen – einer davon ist kostenlos.

Was sich geändert hat – und was ausdrücklich nicht

Zum 1. Januar 2026 ist mit dem Kosten- und Betreuervergütungsrechtsänderungsgesetz 2025 (KostBRÄG 2025) das neue Vergütungssystem in Kraft getreten: statt 60 Einzeltatbeständen nur noch 16 monatliche Fallpauschalen, statt der Tabellen A, B und C nur noch die Vergütungsstufen 1 und 2. Was das für deine Abrechnung bedeutet, haben wir in einem eigenen Beitrag zur Vergütungsreform ausführlich sortiert.

Ergänzend dazu hat Nordrhein-Westfalen als erstes Bundesland ein einheitliches Antragsformular eingeführt – geregelt in der Betreuungsvergütungsformularverordnung (BeVeFoVO). Die Justiz NRW erläutert die Neuerung amtlich; die Verordnung bringt zwei Stichtage mit, die man nicht verwechseln sollte:

Das amtliche Formular selbst steht bereits seit dem 1. Januar 2026 auf dem Formularserver der Justiz NRW bereit – unabhängig vom Übermittlungsweg kannst du dich also vorab damit vertraut machen und siehst, welche Angaben es abfragt.

Wichtig ist die Reichweite dieser Pflicht. Sie betrifft berufliche Betreuer:innen nach § 19 Absatz 2 des Betreuungsorganisationsgesetzes (BtOG) und anerkannte Betreuungsvereine nach § 14 BtOG, und sie betrifft die Anträge auf Pauschalvergütung nach § 8 und § 9 des Vormünder- und Betreuervergütungsgesetzes (VBVG) nach neuem Recht. Sie sagt dagegen nichts darüber, wie du sonst mit dem Gericht kommunizierst, und sie verpflichtet dich nicht, dein gesamtes Büro auf den elektronischen Rechtsverkehr umzustellen.

In der Sache verlangt die Verordnung zweierlei: das richtige Formular und den richtigen Weg. Das Formular selbst bündelt die Angaben, die das Gericht zur Prüfung deiner Pauschalen braucht – Betreuungsfall, Zeitraum, Vergütungsstufe und Wohnform der betreuten Person. Deinen einmal erteilten Registrierungsbescheid musst du dafür nicht neu beantragen: Bereits ergangene Bescheide nach § 8 Absatz 3 VBVG gelten weiter. Neu sind damit allein das Formular und der Übermittlungsweg, nicht der Umfang deiner Ansprüche.

Genau hier entsteht das verbreitete Missverständnis. Eine allgemeine aktive Nutzungspflicht – also die generelle Pflicht, alle Anträge und Schriftsätze elektronisch einzureichen – gilt nach § 14b FamFG nur für Rechtsanwält:innen, Notar:innen, Behörden und juristische Personen des öffentlichen Rechts. Selbstständige Berufsbetreuer:innen stehen dort nicht. Was in NRW seit Juli gilt, ist keine solche Generalpflicht, sondern eine gezielte Formvorschrift für den Vergütungsantrag. Der Unterschied ist nicht spitzfindig: Er entscheidet darüber, was du wirklich einrichten musst und was nur Flurfunk ist.

Drei Wege, ein Ziel: Software, Mein Justizpostfach oder eBO

Für die elektronische Einreichung brauchst du einen sogenannten sicheren Übermittlungsweg. Davon gibt es für Betreuer:innen drei, und sie unterscheiden sich in Aufwand und Kosten deutlich.

Das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) taucht in den amtlichen Hinweisen zwar als zulässiger Weg auf, ist aber Anwält:innen vorbehalten – für Berufsbetreuer:innen ohne anwaltliche Zulassung ist es kein Thema. Und ein Punkt gilt für alle Wege gleichermaßen: Die Übersendung per einfacher E-Mail reicht nicht aus. Eine PDF-Datei an die Gerichts-Mailadresse zu hängen erfüllt die Form nicht – der Antrag gilt als nicht eingereicht.

Wenn du bereits mit einer Fachsoftware arbeitest, ist der schnellste Weg ein Anruf bei deinem Anbieter: In den meisten Programmen steckt eine Versandkomponente für den elektronischen Rechtsverkehr, die nur aktiviert werden muss. Die Übersicht der verfügbaren eBO-Produkte führt das EGVP-Portal der Justiz. Auch unter den Kooperationspartnern von betreuungsexperten.de findest du mit Karedo einen Anbieter, der eine eBO-Lösung für Betreuungsbüros bereitstellt.

So richtest du den elektronischen Weg ein

Der kostenlose Weg führt über das Mein Justizpostfach (MJP). Es setzt ein BundID-Konto voraus – dasselbe Konto, mit dem du auch andere Verwaltungsdienste des Bundes nutzt. Die Einrichtung gelingt an einem Nachmittag, wenn du deinen Personalausweis mit aktivierter Online-Funktion oder ein ELSTER-Zertifikat zur Hand hast. In diesen Schritten kommst du zum fertigen Postfach:

1. Lege auf id.bund.de ein BundID-Konto an und weise deine Identität nach – am komfortabelsten mit dem Online-Ausweis, alternativ per ELSTER-Zertifikat.
2. Richte anschließend auf mjp.justiz.de dein Mein Justizpostfach ein und verknüpfe es mit dem BundID-Konto.
3. Lade das aktuelle Vergütungsformular vom Formularserver der Justiz NRW, fülle es aus und speichere es als PDF.
4. Wähle im MJP als Empfänger das für deinen Betreuungsfall zuständige Betreuungsgericht aus – das Postfach führt dich über ein Gerichtsverzeichnis; achte darauf, das richtige Amtsgericht zu treffen, nicht ein gleichnamiges in einem anderen Ort.
5. Hänge das PDF – wie eine Anlage an eine E-Mail – in eine Nachricht und sende sie verschlüsselt.
6. Sichere die Eingangsbestätigung, die du nach dem Versand erhältst.

Wer statt des kostenlosen MJP ein eBO bevorzugt, beschafft die Software bei einem der privaten Anbieter, registriert sich dort und identifiziert sich einmalig. Der Ablauf beim Ausfüllen und Versenden des Formulars ist danach derselbe. Ein eBO lohnt sich vor allem, wenn du ein dauerhaftes, an dein Büro gebundenes Postfach mit erweiterten Funktionen möchtest; für die reine Erfüllung der Vergütungsantrags-Pflicht genügt das MJP.

Bevor der erste echte Antrag rausgeht, lohnt ein Testlauf mit einer unkritischen Nachricht. Nach jedem Versand erzeugt das System zwei Nachweise, die du kennen solltest: die automatische Eingangsbestätigung des Gerichts und – bei eBO/MJP – ein Sende- oder Prüfprotokoll, das den erfolgreichen, signierten Transport belegt. Beides gehört archiviert. Wenn ein Antrag später als angeblich nicht eingegangen behandelt wird, ist dieses Protokoll dein Beleg, dass und wann du fristgerecht eingereicht hast.

Warum das Thema auch außerhalb von NRW zählt

Der Vergütungsantrag ist die aktive Seite des elektronischen Rechtsverkehrs – das Einreichen, und zwar in NRW. Daneben steht eine zweite, davon unabhängige Frage: Musst du auch in der Lage sein, elektronische Zustellungen des Gerichts zu empfangen? Für diese passive Seite gibt es keine ausdrückliche gesetzliche Regelung, aber eine bemerkenswerte Gerichtsentscheidung.

Das Landgericht Augsburg hat mit Beschluss vom 9. Januar 2025 (Aktenzeichen 053 T 4110/24 e) entschieden, dass ein Berufsbetreuer verpflichtet ist, einen sicheren Übermittlungsweg für die Zustellung elektronischer Dokumente zu eröffnen. Vorausgegangen war ein handfester Streit: Das Amtsgericht Dillingen hatte eine Betreuerin angewiesen, ein elektronisches Postfach einzurichten und dem Gericht die Adresse mitzuteilen, und für den Fall der Weigerung ein Zwangsgeld von bis zu 25.000 Euro angedroht. Die Betreuerin wehrte sich mit dem Argument, es gebe keine gesetzliche Grundlage für eine solche Pflicht. Das Landgericht wies die Beschwerde zurück.

Die Begründung ist für die Praxis aufschlussreich. Eine passive Nutzungspflicht nach § 14b FamFG in Verbindung mit § 173 Absatz 2 ZPO sei zwar gesetzlich nicht ausdrücklich geregelt, für einen Berufsbetreuer, der regelmäßig mit Gerichten und Behörden kommuniziert, aber zu bejahen. Und die Durchsetzung hat Zähne: Nach § 1862 Absatz 3 BGB kann das Betreuungsgericht Pflichtwidrigkeiten mit Zwangsgeld ahnden.

Zwei ehrliche Einordnungen gehören dazu. Erstens hat das Landgericht die Rechtsbeschwerde ausdrücklich zugelassen – die Frage ist damit noch nicht letztinstanzlich geklärt, und es ist möglich, dass der Bundesgerichtshof sie anders beurteilt. Zweitens bleibt es bislang eine einzelne landgerichtliche Entscheidung; das Gericht selbst vermerkt, abweichende Entscheidungen anderer Gerichte zu dieser konkreten Frage seien nicht bekannt.

Für dein Büro lässt sich daraus ein konkreter Vorsorgeschritt ableiten, auch wenn du nicht in NRW abrechnest: Richte einen empfangsbereiten sicheren Übermittlungsweg ein – das kostenlose Mein Justizpostfach genügt dafür – und teile dem zuständigen Betreuungsgericht die Postfachadresse mit. Halte in deiner Akte fest, seit wann der Weg besteht und wann du ihn dem Gericht gemeldet hast. Damit bist du auf der sicheren Seite, falls dein Gericht – wie in Augsburg – die Einrichtung verlangt, und du hast den Weg zugleich schon parat, wenn deine Landesjustiz eine eigene Einreichungspflicht nachzieht.

Ob weitere Länder dem NRW-Vorbild folgen, ist derzeit offen. Naheliegend ist es, weil NRW ausdrücklich als erstes Bundesland vorangeht; amtlich angekündigt oder terminiert ist aber, soweit öffentlich einsehbar, bislang in keinem anderen Land etwas. Wer außerhalb von NRW arbeitet, hat es deshalb weniger eilig – die einmalige Einrichtung heute erspart aber die Hektik, wenn es später schnell gehen muss.

Was du jetzt konkret tun solltest

Der Aufwand ist einmalig und überschaubar. Die folgende Checkliste bringt dich von „betrifft mich das?" zur einsatzbereiten Lösung.

• Rechnest du in NRW ab? Dann brauchst du für Pauschalvergütungsanträge ab sofort das amtliche Formular und den elektronischen Weg.
• Prüfe, ob deine Betreuungssoftware eine ERV-Versandkomponente hat – ein Anruf beim Anbieter klärt das.
• Falls nicht: Richte ein kostenloses Mein Justizpostfach über ein BundID-Konto ein, oder beschaffe ein eBO.
• Beziehe das amtliche Formular vom Formularserver der Justiz NRW und fülle es als PDF aus.
• Mache einen Testversand und lege die Eingangsbestätigung ab.
• Streiche Papier- und E-Mail-Einreichung endgültig aus deinem Ablauf.

Hilfreich ist, die drei häufigsten Gründe zu kennen, aus denen Anträge zurückkommen. Erstens das falsche Formular: Wer sein bisheriges Layout oder die Aufstellung aus der Software weiterverwendet, erfüllt den Formzwang nicht. Zweitens der falsche Kanal: Eine an die Gerichtsadresse gehängte E-Mail ist kein sicherer Übermittlungsweg und wird nicht als Einreichung gewertet. Drittens das falsche Gericht: Bei mehreren gleichnamigen Amtsgerichten landet die Nachricht sonst am falschen Ort – im Zweifel die Zuständigkeit vor dem Versand prüfen.

Zur Rollenklarheit: Dieser Beitrag ordnet die Rechtslage ein und zeigt den organisatorischen Weg. Die Entscheidung für ein konkretes Produkt, für einen bestimmten eBO-Anbieter oder für eine Softwarelösung bleibt deine – der Artikel ersetzt weder eine individuelle Rechts- noch eine IT-Beratung. Je nach Bürosituation kann es sinnvoll sein, die Einrichtung mit dem Softwareanbieter oder der zuständigen Stelle des Gerichts abzustimmen.

Weil an der Abrechnung dein Einkommen hängt, lohnt für die Umstellung ein kleines Dokumentationsraster: Übermittlungsweg (Software, MJP oder eBO), Versanddatum, Datum der Eingangsbestätigung und Ablageort des Sendeprotokolls, festgehalten je Antrag. Das ist besonders im Blick auf die knappe Ausschlussfrist für Vergütungsanträge wichtig, die seit 2026 gilt: Ist die Frist einmal verstrichen, hilft auch der beste Antrag nicht mehr – die lückenlose Belegkette ist dein Nachweis, dass du rechtzeitig und formgerecht eingereicht hast.